Üniversite içinden ve dışından gelen tüm evrakların kayıtlarını tutarak iletişimi sağlamak, iç yazışmalarda bir asıl iki kopya gelen yazıların aslını ilgili birime gönderip kopyaların bir tanesini dosyalamak suretiyle kendisinde tutmak, ayrıca üniversite dışına gönderilecek yazıların kayıtlarını tutarak, postalama işlerini yürütmektir.
Üniversite içinden ve dışından Rektörlüğe gelen her türlü evrakın kayıtlarını tutarak iletişimini sağlamak, evrak ofisinden Rektörlüğe gitmek üzere gelen evrakları ilgili makamlara (Rektör, Rektör Yardımcıları, Rektör Danışmanları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı) havale etmek ve Rektörlükten birimlere havale edilen evrakları havale edildikleri bölümlerine göre kaydederek göndermektir.
Üniversite kampusü içerisinde bulunan birimlerin (Personel, Çarşı, Bankalar, Özel Şirketler vs..) adı ve taahhütlü postaları, bölümler arası mektup ve kayıtsız evraklar, onay almış duyurular, resmi gazetelerin ayrımı Evrak Dağıtım Ofisinde yapılmakta olup taahhütlü ve kayıtlı teslim alınmış evraklar ve postalar birimlere göre ayrılarak kaydedilip imza karşılığı teslim edilmektedir.
| Soru:.......... dan yazı bekliyorum, geldi mi acaba? Cevap: Yazınızın tarih ve sayısını söylerseniz, kayıtlara bakarak size bilgi verebilirim. |
| Soru: .......... Tarih .......... sayılı nakil yazım hangi birime gönderilmiştir? Cevap: Yazınız .......... Tarih ........... numara ile Personel Daire Başkanlığına gönderilmiştir. |
| Soru: .......... Tarihinde verdiğim dilekçe bölüme ulaşmamış, ne yapabilirim? Cevap: Dilekçeniz.......... numara ile Dekanlığa gönderilmiş. Dekanlıktan bölüme gideceği için gecikebilir, daha sonra bölüme tekrar sorun |
| Soru: Dilekçemi elden alabilir miyim? Cevap: Dilekçeniz..........saatte ilgili bölüme gidecek, şayet çok acilse size elden verebiliriz. |
| Soru:.......... Üniversitesinden nakil için sicil dosyamın istem yazısı geldi mi;geldi ise elden alabilir miyim? Cevap: Yazınız geldi, ancak sicil dosyası ile ilgili yazılar gizlilik derecesi içerdiği için elden veremiyoruz. Tarafımızdan en kısa zamanda gönderilecektir. |
| Soru: Yurtdışına kaç kiloya kadar posta gönderebiliriz? Cevap: Uçakla iki kiloya kadar gönderebiliyoruz. |
| Soru: Yurtdışına iadeli taahhütlü yada Express posta gönderebiliyor muyuz? Cevap: Evet gönderebiliyorsunuz. |
| Soru: Mektuplarımızı en hızlı nasıl ulaştırabiliriz? Cevap: Express ile. |
| Soru: Özel posta gönderebiliyor muyuz? Cevap: Hayır, resmi nitelik taşımayan postalar gönderilmiyor. |
| Soru: Yazımızın gideceği kuruma gidip gitmediğinden nasıl emin olabiliriz? Cevap: Eğer yazı iadeli taahhütlü ise posta alındı kartı geri döndüğünde ilgili birime gönderiliyor. İadeli taahhütlü mektuplar adi postaya nazaran karşı tarafa daha geç ulaşıyor. |
| Soru: .......... numaralı yazım hangi Rektör Yardımcısında görülmektedir? Cevap: Evrakınız .......... tarihinde .......... numara ile Prof. Dr. Canan Çilingir e gitmiş ve daha sonra tarafından yazınız gideceği birime havale edilmiştir. |
| Soru: Mahkememizden .......... tarih .......... numara ile çıkan bilirkişilik yazısının durumunu öğrenebilir miyim? Cevap: Yazınız .......... tarihinde .......... numara ile Gen.Sek.Yard. tarafından MFD'na havale edilmiş ve MFD'dan gelen cevap üzerine makam tarafından yazılan yazı .......... tarih .......... numara ile mahkemenize gönderilmiştir. |
| Soru: Rektör Danışmanları Ofisinden arıyorum. Atatürk Üniversitesine yazı göndermiştik. Gidip gitmediğini öğrenebilir miyim? Cevap:.......... tarihinde .......... numara ile postaya verilmiştir. |
| Soru: Müdürlüğünüze gelen postaların dağıtımı ne zaman yapılmaktadır? Cevap: Müdürlüğümüze sabah ve öğleden sonra olmak üzere günde iki defa PTT tarafından posta bırakılmaktadır. Bu postaların dağıtımı aynı gün yapılmakta olup bölüm posta görevlilerine teslim edilmektedir. Ancak PTT tarafından öğleden sonra bırakılan postalar bir sonraki gün bölümler tarafından alınmaktadır. |
| Soru: İadeli taahhütlü postalarımızın takibini nasıl yapabiliriz? Cevap: İsme ait alıcısına ulaşmayan iadeli taahhütlü postalar gönderici tarafından PTT şubesinden REKLAMASYON(Posta Takip Çizelgesi)istenmesi durumunda postanın akibeti hakkında bilgi alabilirsiniz. |
| Soru: APS ve Özel Dağıtım Firmaları ile gönderilen postalara nasıl ulaşabiliriz? Cevap: Bu tür postaların Rektörlüğe ait olanlarını alıyoruz. Rektörlük dışında olanlarını ise firmalar kendileri dağıtmak zorundadır. |
| Görevi | Adı Soyadı | Ünvanı | Telefon / e-posta |
| Evrak ve Arşiv Müdürü | Nurcan BAYYİĞİT | 2110 | |
| Genel Evrak Şefi | 2111 | ||
| Bilgisayar İşletmeni | Fahriye YILMAZ | 2112 | |
| Çiğdem GÜNER | 2111 | ||
| Nevin Aras ARSLAN | 3569 | ||
| Sultan DURLU | 3569 | ||
| Cemile ÖZER | 3569 | ||
| Nurcan ÖZER | 2111 | ||
| Daktilograf | Murat İNCE | 2112 | |
| Öznur Ulupınar | 2112 | ||
| İletişim Şefi | Gülsüm YAVUZ | 2137 | |
| Bilgisayar İşletmeni | Güler KURT | 2137 | |
| Köksal SAĞDIÇ | 3537 | ||
| Ahmet ATASEVER | 3537 | ||
| Şoför | Ahmet POSTALCI | 3537 | |
| Hizmetli | Turan GÜLER | 3538 | |
| Orhan ARISOY | 3538 |
| Birim | Telefon |
| EVRAK ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ | 2102110 |
| EVRAK ARŞİV ŞEFLİĞİ | 2102111 2102112 2103569 |
| İLETİŞİM ŞEFLİĞİ | 2102137 |
| DAĞITIM OFİSİ | 2103537 |
